Guide de l’organisateur d’événement

Un collectif et un lieu de vie, d’événement et de travail pour promouvoir le numérique sur le territoire.

Cobalt est un collectif formé de professionnels, d’associations et de citoyen, dont le but est de promouvoir le numérique sur le territoire, autour d’un lieu commun de vie, d’événement et de travail.

Dans cette optique, nous proposons à nos partenaires et aux porteurs de projet divers et variés d’organiser au sein de l’espace événementiel du lieu (situé au 5 rue Victor Hugo, Poitiers) des animations, des ateliers ou des événements sur le thème du numérique.

Ces événements pourront être programmés du Lundi au vendredi et de 9h à 20h en fonction des créneaux déjà occupés par d’autres. Cobalt se réserve le droit de déprogrammer ou de décaler des événements afin de libérer un créneau pour un autre événement qu’il juge plus important.

Le présent document est un guide destiné aux organisateurs d’événements à Cobalt. Avant toute chose, l’organisateur d’événement est invité, si ce n’est pas déjà fait à remplir ce formulaire : Formulaire  .

Cela nous permettra de mieux comprendre l’événement, mais aussi de mettre à jour la programmation Cobalt et de pouvoir le préparer en toute sérénité.

Dans la mesure où Cobalt est un lieu collaboratif, nous souhaitons pouvoir ouvrir nos animations au plus grand nombre. Ainsi la location de l’espace événementiel sera gratuite du moment que l’accès à votre événement est libre à tous.

Si vous prévoyez d’organiser à Cobalt un événement lucratif, veuillez contacter le SPN afin de définir ensemble les modalités de paiement.

La majeure partie de la communication de l’événement devra être prise en charge par l’organisateur. Cobalt relaiera l’événement dans ses différents outils de communication, à savoir potentiellement : un dépliant mensuel diffusé sur Poitiers, son site web, sa newsletter, ses réseaux sociaux ( si vous créez un événement sur Facebook, merci de mettre Cobalt en co-organisateur afin que l’événement puisse apparaitre sur notre page ; par ailleurs, un post Facebook sera posté 1 semaine avant l’événement et un suivi sur twitter/instagram pourra être effectué en direct pendant l’événement).

Les visuels, les affiches, les flyers, les sites promotionnels ne saurons être pris en charge par l’équipe de Cobalt. Pour que la couverture sur les réseaux sociaux soit optimale, il faudra fournir à Cobalt les visuels de l’événement en question, ou ceux des organisateurs.

Il serait préférable que l’organisateur arrive au minimum une demi-heure avant le début de l’événement afin de préparer l’espace événementiel aidé par le concierge en poste à ce moment là.

En fin d’animation, le lieu doit être impeccable. En cas de dégradation du matériel prêté par Cobalt ou du lieu lui même, vous devez prévenir immédiatement un membre du SPN ou le concierge en poste à ce moment là.

Au cas où des objets seraient trouvés en fin d’animation, Cobalt les conserve dans un rangement prévu à cet effet. Si l’un de vos participants vous recontacte pour une perte d’objet, veuillez le rediriger vers nous.

Notre équipe se tient à votre entière disposition pour assurer la réussite de votre événement, n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’infos !

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